Como o Know Your Supplier pode ajudar a administrar os riscos das contratações na sua empresa?

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Você sabe como evitar riscos para a sua empresa no momento de contratar prestadores de serviços, fornecedores, colaboradores e terceiros?
Com o aumento do número de fraudes e casos de corrupção nos últimos anos, empresas estão em busca de ferramentas e alternativas para garantir, de alguma forma, mais transparência e idoneidade em suas relações comerciais.

Nós podemos o apoiar em como conhecer profundamente os seus fornecedores e possíveis funcionários, antes de fechar contrato. Não se arrisque e entenda melhor sobre Know Your Supplier (KYS).
O que é Know Your Supplier?
Know Your Supplier (KYS) ou Conheça Seu Fornecedor, em português, é um processo de investigação que possui o objetivo de assegurar a idoneidade das relações entre empresas, fornecedores, prestadores de serviço e contratação de pessoas.
O processo é um dos mais importantes em compliance, pois orienta as áreas, principalmente as que são ligadas às finanças, a não caírem em golpes, através de informações, dados de clientes e prospects, pesquisas junto à Receita Federal, justiça e até mesmo órgãos internacionais, além de pesquisas e análises mais básicas dos dados encontrados em buscadores da internet.
Essa política tem relação direta com a ISO 9001 2015 que estabelece que “a organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.
Os possíveis parceiros têm grande impacto para as operações da organização e exercem influência direta em seus processos produtivos, por isso, precisam ser analisados antes mesmo da sua contratação.
Diante desse cenário, o KYS se torna indispensável para que a empresa se certifique de que o parceiro não represente riscos desnecessários.
Já consegue entender qual a relação do Know Your Supplier e o Compliance?
Compliance (do verbo em inglês to comply, que significa cumprir) é um programa que incentiva e define mecanismos e práticas em empresas, como parte da cultura corporativa para o cumprimento das normas aplicadas à realidade legislativa.
Envolve monitoramento constante de grupos de interesse, com análise preventiva de dados de aliada à implementação de regulamentações.
Hoje em dia, essa análise preventiva é feita de maneira mais eficiente, com a ajuda de tecnologias de Big Data, que conseguem coletar e analisar um grande volume de dados com agilidade e precisão.
Além das questões de compliance, uma boa análise para a seleção de fornecedores permite que se consiga evitar perdas e imprevistos e, principalmente, consiga evitar fraudes, formando uma rede confiável capaz de suprir as demandas da organização com sinergia.

E como funciona o Know Your Supplier nas organizações, de fato?
Partimos pelo pressuposto que as empresas que estão mais organizadas dentro do mercado e estão em conformidade com as leis dos seus respectivos países, acabam por desenvolverem políticas internas de como irão se comportar frente ao relacionamento externo com os fornecedores e contratação de pessoas no geral.
A política KYS, que já foi demonstrada, trata de questões pertinentes a todo o trâmite entre a empresa que deseja contratar os serviços de uma outra e, para isso, necessita ter uma gestão de compliance muito bem estruturada e elaborada para que não se tenha surpresas negativas no futuro, por isso a necessidade de todas as verificações de qualidade e da certificação para que se tenha segurança nos serviços que serão comprados e executados.
Dessa maneira, as legislações e certificações juntamente com as medidas de Know Your Supplier, criam processos de seleção, contratação, supervisão e gestão dos contratos de todos os fornecedores dentro da organização, gerando credibilidade e segurança com as escolhas realizadas.
O processo de KYS utiliza técnicas que buscam e analisam dados para verificar a identificação desses fornecedores e validar as informações encontradas. E para tanto, existem ferramentas que facilitam e encurtam este processo.
Para a aplicação deste processo pode ser realizada com a ferramenta de o Background Check. A solução permite emitir relatórios completos de pessoas físicas e jurídicas em questão de minuto por e-mail, portal web, SMS ou WhatsApp e pode ser integrada aos seus sistemas via API. Esta é uma forma de automatizar o seu processo, garantindo a segurança da sua empresa.
Com o MOSTID você consegue aumentar a velocidade dos processos de contratação. É possível realizar a automação do processo de recebimento dos documentos necessários para a contratação de forma a agilizar a checagem e extração destes dados.
Uma grande oportunidade para você automatizar o seu processo de Know Your Supplier.

Por Deborah Modad

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