Quer ter total segurança nos documentos? Confira!
Um fator essencial para o crescimento e desenvolvimento profissional da empresa é ter segurança com todos os seus documentos. Afinal, através deles que muitas vezes são tomadas decisões importantes e estratégias do negócio. A gestão de documentos é uma metodologia que cria processos inteligentes de arquivamento dos documentos de uma empresa, considerando a sua especificidade, tal como o tipo de documento produzido, o material, modo de armazenamento mais adequado e necessidade de acesso.
A importância de um arquivamento de documentos
Primeiramente é necessário entender a importância da documentação e a relevância disso para o seu negócio! Os documentos de uma empresa carregam uma série de informações sobre a mesma. De menor ou maior valor, todos são importantes para a história, decisões futuras, consulta de arquivo e dentre diversos outros dilemas. A falta de organização com os documentos pode prejudicar a empresa em diferentes aspectos. O primeiro deles é nas tomadas de decisões. Para decidir uma estratégia, implantar um plano de ação ou fazer qualquer tipo de inovação você precisa de dados. Dados, por sua vez, estão contidos em documentos, notas, arquivos. Localizar isso em meio a uma série de documentos desorganizados e mal arquivados com certeza será algo extremamente trabalhoso – e muitas vezes até impossível.
A organização dos documentos
A partir de uma boa gestão de documentos, a empresa os terá organizados a partir de critérios e categorias que facilitem sua localização, como temas, nível de importância, data de expedição, dentre outros. Essa medida irá desonerar o tempo gasto nas atividades que demandam acesso à documentação, além de garantir a preservação desses papéis e arquivos.
A facilidade que a digitalização proporciona!
A digitalização de documentos tem sido a escolha de empresas dos mais variados portes para mantê-los sempre acessíveis, organizados e seguros. A segurança nos documentos pode ser feita quando você transforma os documentos físicos – aqueles guardados em gavetas e pastas
– em arquivos digitais que ficam devidamente organizados na nuvem.
O processo de digitalização para segurança nos documentos requer algum preparo. É importante que você conte com o auxílio de uma empresa especializada para conseguir fazer isso, implementando um sistema de qualidade. Para isso, conte com os serviços mostQI para simplificar o seu trabalho! Com soluções inovadoras de automatização de processos cadastrais, essa tecnologia foi desenvolvida para receber e analisar qualquer tipo de imagem (documentos e selfies), seja para abertura de
contas, financiamento de casa própria, compra e aluguel de veículos, dentre outros. O mostQI possui diversos recursos tecnológicos e inovadores, são mais de 600 tipos de documentos para serem lidos pelo motor, trabalhando com o básico como rg, cpf e certidão de nascimento.
Já com o mostSign você pode assinar documentos de qualquer lugar, e de qualquer dispositivo. De modo fácil, rápido e simples, o uso de assinatura digital confere a mesma validade jurídica de documentos autenticados em cartório. Eliminando até 85% do tempo gasto em tarefas manuais, nós armazenamos os documentos de forma segura, e disponibilizamos o acesso ao conteúdo desses documentos àqueles que necessitam.
