O uso da tecnologia em processos públicos não é uma novidade, entretanto há novos recursos que podem facilitar, reduzir tempo de espera e agilizar o atendimento para diversos setores. Muitas vezes, em prefeituras com menos recursos, por exemplo, o uso da tecnologia acaba sendo restrito para poucas atividades, pois muitos governantes acham que é necessário um alto investimento para fazer uma mudança digital. Mas nem sempre precisa ser assim!

Mesmo com algum investimento em compra de equipamentos e softwares, em um médio ou longo prazo, os valores acabam compensando por seus benefícios. Veja alguns exemplos:

• Diminuir a demanda de impressão de documentos

No serviço público é bem alto o número de impressões, pois é preciso documentar processos que exigem comprovações, assegurando a sua transparência, evitando fraudes e também fornecendo garantias para os cidadãos em suas próprias demandas. Mas é totalmente possível reduzir o uso do papel. Com uma gestão de processos qualificada, muitas funções e gerenciamento de dados, com assinaturas digitais, oferecem a mesma validação e até mesmo mais segurança.

• Eficiência da equipe

A diminuição de tarefas automáticas pode fazer com que a equipe tenha total liberdade de foco em questões mais importantes. Evitando uma rotina totalmente operacional, melhorando a gestão de tempo e oferecendo um aumento da produtividade, a automatização é ideal para a organização dos setores.

• Autoatendimento do público

Quando falamos sobre a utilização da tecnologia em gestão pública, não quer dizer que ela precisa ficar apenas no uso interno das instituições. Uma administração pode dar mais autonomia aos cidadãos ao investir em soluções que possibilitem que os próprios usuários resolvam suas demandas. Por exemplo, oferecendo um aplicativo ou site para que o contribuinte possa realizar suas atividades ou mesmo iniciar e acompanhar procedimentos já auxilia muito para todos os envolvidos nos processos. Dessa forma, os servidores ficam responsáveis pelas ações de checagem geral das demandas e encaminhamentos internos. E no caso de algum problema, como todo o processo é digital, fica mais simples saber a fonte do erro, o que torna a resolução muito mais rápida e eficaz.

Esses são alguns dos grandes benefícios da automatização de processos na área de gestão pública. Muitas atividades podem ser otimizadas com o uso da tecnologia correta, cabe aos gestores analisarem as necessidades de suas secretarias e departamentos para escolher as soluções mais cabíveis. Assim, ganharão mais agilidade, segurança e praticidade.